Jak udostępniać dokumentację medyczną w okresie pandemii

Udostępniasz dokumentację medyczną swoim pacjentom? Na pewno. Przecież to oczywisty obowiązek. Czy jednak robisz to dobrze? Komu musisz udostępnić oryginał? Przeczytaj mój artykuł i sprawdź, jak możesz udostępniać dokumentację w okresie pandemii.

Ze względu na charakter danych zawartych w dokumentacji dotyczącej stanu zdrowia pacjenta oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych (dane wrażliwe) podlega ona szczególnej ochronie. Może być udostępniona jedynie uprawnionym podmiotom. Dostęp do dokumentacji jest podstawowym prawem pacjenta. W celu realizacji tego prawa musisz prowadzić, przechowywać i udostępniać dokumentację w sposób przewidziany w przepisach prawa. Naruszenie zasad udostępniania jest naruszeniem nie tylko prawa pacjenta, ale przepisów o ochronie danych osobowych oraz tajemnicy lekarskiej.

Sposoby udostępniania dokumentacji

Dokumentacje medyczną udostępniasz z zachowaniem jej integralności, poufności oraz autentyczności. Możesz ją udostępnić w następujący sposób:

1. do wglądu w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych (z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych) albo w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych, z zapewnieniem możliwości sporządzania notatek lub zdjęć;
2. przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku. W przypadku gdy dokumentacja jest udostępniana w formie wydruku, osoba upoważniona przez podmiot (np. sekretarka medyczna, rejestratorka) potwierdza jego zgodność z dokumentacją i opatruje swoim oznaczeniem, zawierającym imię, nazwisko, stanowisko i podpis. Wydruk sporządza się w sposób umożliwiający identyfikację osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych;
3. przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli żąda organ władzy publicznej albo sąd powszechny, a także w przypadku, gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta. W takiej sytuacji obowiązkowo wykonujesz kopię lub pełny odpis dokumentacji, a oryginał wydajesz za pokwitowaniem;
4. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, np. e-mailem za pośrednictwem profilu ePUAP. Dotyczy to zarówno dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej, jak i papierowej po wcześniejszym jej zeskanowaniu;
5. na informatycznym nośniku danych.

W przypadku gdy udostępnienie dokumentacji nie jest możliwe (np. oryginał wydałeś Izbie Lekarskiej, a teraz żąda sąd), odmowę przekazujesz w postaci elektronicznej albo papierowej. W każdym przypadku musisz podać uzasadnienie odmowy.

Oryginał wydajesz zawsze za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, a także po wcześniejszym wykonaniu i pozostawieniu u siebie kserokopii lub pełnego odpisu.

Nigdy nikomu nie wydawaj dokumentacji w oryginale bez pozostawienia u siebie kopii!! Zabezpieczy to Ciebie przed ryzykiem dokonania zmian w dokumentacji przez osoby nieuprawnione.

Ustawa o prawach pacjenta przewiduje, że również zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu. Nie można bowiem wykonać ich kopii.

Przeczytaj Co musisz wiedzieć o teleporadach

Jak udostępniać dokumentację medyczną w okresie pandemii

Przepisy umożliwiają udostępnianie dokumentacji na kilka wskazanych wyżej sposobów. Jednym z nich jest udostępnianie dokumentacji drogą elektroniczną: zarówno pacjentom, jak i ich przedstawicielom ustawowym bądź osobom upoważnionym przez pacjenta. Prawo pacjenta może być zrealizowane bez ryzyka związanego z osobistą wizytą w placówce medycznej w okresie epidemii. W okresie pandemii bezpieczniejsze jest udostępnianie dokumentacji medycznej drogą elektroniczną.

W nowym rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania określono, że dokumentację udostępnia się bez zbędnej zwłoki, a gdy udostępnienie nie jest możliwe, odmowę przekazuje się w postaci elektronicznej albo papierowej, zgodnie z żądaniem uprawnionego podmiotu. Zawsze więc musisz podać przyczynę odmowy.

Udostępnienie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej powinno się odbyć przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, umożliwiających zweryfikowanie osoby składającej wniosek, oraz gwarantujących bezpieczeństwo przesyłanych danych.

Na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych można dowiedzieć się, że w ocenie Prezesa UODO przesyłanie dokumentacji na wniosek pacjenta, jego przedstawiciela ustawowego bądź osoby upoważnionej przez pacjenta za pośrednictwem profilu ePUAP jest dopuszczalne w świetle przepisów RODO.

W przypadku innych środków komunikacji elektronicznej musisz ocenić, czy gwarantują one bezpieczeństwo przesyłanych danych. Ze względu na ochronę danych osobowych i tajemnicę medyczną (dane wrażliwe) dokumentację udostępniaj w formie zaszyfrowanego pliku. Wysyłasz plik z zaszyfrowaną dokumentacją na adres e-mailowy, a kod dostępu przesyłasz w SMS.

Przygotowuję opracowanie poświęcone udostępnianiu dokumentacji medycznej. Będzie to obszerny materiał, z uwzględnieniem praktycznych wskazówek i rozwiązań, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. Śledź mojego bloga. Już wkrótce będziesz mógł poznać odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania związane z udostępnianiem dokumentacji.

Może zainteresuje Cię, z jakimi wyzwaniami borykają się polscy lekarze, którzy pracują w Ameryce. Przeczytaj jakie są fakty i mity o pracy polskiego lekarza w USA.

Ustawodawca rzucił szalupę lekarzom walczącym z pandemią. Od 29 października 2020 r. obowiązują przepisy o klauzuli dobrego Samarytanina.Przeczytaj, kto i w jakich okolicznościach może z niej skorzystać. Dowiedz się czy chroni Cię klauzula dobrego Samarytanina.

Jeśli potrzebujesz indywidualnej pomocy związanej z prawem medycznym, skontaktuj się ze mną pod adresem: kontakt@paragrafbezznieczulenia.pl

Eliza Jurgielaniec, radca prawny